Proč ignorujeme grafické manuály a jak to zlepšit?

Kde se bere odpor k manuálům?

Z mé zkušenosti mě na manuálech nejvíce trápí, že mi berou čas. Napřed musím vyhledat jazyk, kterému rozumím. Pak hledám kapitolu, která by se mohla týkat mého problému. Listovat, hledat. Opruz.

To vše bere čas. A ten nemám, chci používat. Teď.

Proto si raději myslím, že to nějak automaticky (či polopaticky?) použiju správně. Jen abych nemusel hledat a trávit čas tím, abych se ujistil, že to udělám dobře.

Někdy to klapne. Někdy ne. Chybu si leckdy člověk uvědomí až za nějaký čas, kdy něco přestane fungovat, protože zrovna tato část se měla vložit trochu jinak, než jsem udělal a ono to drhlo, až se to zaseklo.

Konečná.

Jak to zlepšit? Zrušme už konečně manuál!

Manuál nese negativní konotace. Zkusme mu říkat grafický průvodce. Průvodce je lépe stravitelné slovo. Průvodci jsou lidé, kteří mají pečovatelského ducha a jsou parťáci. Průvodci pomáhají. Manuály přikazují.

Udělal jsem drobný průzkum, čím designeři nahrazují výraz Grafický manuál. Padaly návrhy jako Brand book a podobně.

Zvolte správnou formu

Existují tři hlavní formy grafických průvodců:

Tištěný průvodce
Elektronický průvodce (PDF)
Online grafický průvodce

Tištěný průvodce

Má účinnost podobnou, jako každý jiný manuál. Mizernou. Uživatel se v něm proto, aby poslal logo do výrobní firmy, hrabat nechce. Jediní, kdo je žerou, jsou designeři. Přiznejme si to. Hrabem se v nich, slintáme nad ochrannou zónou loga, bez které bychom byli jako bez jedné čakry.

Tento typ manuálů končí kdesi v šuplíku, práší se na něj a v tempu dnešní doby se stává neaktuálním v řádu i několika měsíců. Firmy chrlí nové produkty rychleji, než jakým tempem zasychá inkoust těchto dokumentů.

Elektronický (PDF) průvodce

Ten je na tom lépe, než tištěný dokument. Ale jen o kousek. Trpí totiž podobnými neduhami. PDF různě koluje uvnitř firmy i navenek. Lidé v něm moc listovat nechtějí, zdržuje to.

Navíc když se provede nějaká aktualizace, stává se toto PDF parazitní buňkou celé organizace, protože jejich kopie leží na mnoha počítačích a stává se, že někdo použije omylem starou verzi. Nebo prostě netuší, kde to PDF hledat.

Online grafický průvodce

Je na tom výrazně lépe, než obě předchozí formy. Ale opravdu výrazně.Vždy aktuální a přístup k němu je umožněn skrze jednu dobře zapamatovatelnou adresu. Když se to udělá dobře.

Místo častého selhání

PDF příručky, ale i samotná loga – všechno to jsou soubory, které prorůstají pevné disky po firmách jako nekonečné mycelium.

Shlukují se do složek, aby se pak e-mailem poslaly dodavateli, který je použije, jak uzná za vhodné. Setkal jsem se s tím mnohokrát. Soubor loga otevřen kdesi, uložen jako, barvy skoro… jakoby předtím. A posíláme dál.

Jedno místo pravdy

Online průvodce je jediný efektivní zdroj vizuálních prvků značky. Zaznamenává klíčové vizuální prvky společnosti. Je zdrojem aktuálních log, písem, barev a základních definic jejich používání.

Grafický průvodce CoroVent dostupný na jeden klik – logo.corovent.cz

Stačí jedna úprava loga, barvy, písma nebo struktury zapisování produktů nebo e-mailů a na jeden klik mají všichni zaměstnanci, dodavatelé a byznysoví partneři aktuální podklady.

Nikde se neválí neaktuální sobory. Logo se posílá jedním linkem a bez komentáře – vše potřebné je řečeno v průvodci. Příjemce nelistuje, nehledá, ale používá. Ihned.

Do 10 vteřin, nebo končíte

Pošlete nám vaše logo v křivkách?
Jakou používáte hlavní firemní HEX barvu?
Dá se to tisknout v Pantone?
Jaké písmo mám použít v prezentaci?
Jak mám vyslovovat název vaší firmy?
Název e-mailové schránky nese i název firmy, nebo ne?
Kde najdu verzi loga pro razítka?
Mám použít patkové nebo bezpatkové písmo?
Jaký mám vybrat barevný režim loga?
Jaký formát loga potřebuju?
Máte i horizontální verzi loga pro malé velikosti?

Dokážete na tyto požadavky reagovat do 10 vteřin? Tady se láme chleba, zda-li váš manuál funguje, nebo ne. Každý tento dotaz zatěžuje. Můžete po člověku hodit tištěnou brožuru a říct „najdi si to tam.“ Pokud ji vůbec najdete vy. Můžete poslat PDF e-mailem, pokud víte kde ho hledat. A pokud máte aktuální verzi.

Nebo pošlete jeden odkaz, třeba logo.corovent.cz

Hotovo.

Online manuál má taky své mouchy

Testoval jsem desítky služeb. Hledal jsem, plnil jsem je po večerech obsahem, porovnával. Jen abych našel nejlepší službu za přijatelné peníze, které je ochoten klient platit. Hledal jsem cestu, jak jedním odkazem předat nejen informace o klíčových vizuálních prvcích značky, ale i dojem ze stylu značky samotné.

Všechno to jde. Ale…

Klíčové rozdíly mezi současnými službami

Porovnával jsem. Hodně.

Jen namátkou. Mám otestovány premium služby jako Frontify, kde strukturou a rozsahem spravuji poměrně komplexní vizuální brand s několika produkty. Pokud byste chtěli využít ná této platformě vlastní doménu logo.vasweb.cz, připravte si 6 000 Kč – každý měsíc!

Mám detailně otestovanou českou službu OpenBrand, kde jsem několik let spravoval přes tucet grafických manuálů. Jenomže koncem roku tato služba 2019 definitivně ukončila provoz.

Mám reálně odzkoušené produkty z Design System Repo jako je Zeplin, Zeroheight, Lingo, Invision DSM a další.

Testoval jsem i český projekt BrandCloud, který vnímám nadějně, ale stále mi na něm schází mnoho věcí.

Co dělá online manuál skutečným králem?

Dobrý manuál je takový, který pošlete příjemci do 10 vteřin za každé situace. A zároveň takový, který mimo faktická pravidla, jak vizuální prvky používat, přenáší také emoce a styl vaší značky. Zvyšuje totiž důvěryhodnost a profesionální dojem vašeho projektu nebo firmy.

Nejdůležitější kritéria vhodného grafického průvodce pro malé a střední značky:

možnost nasazení na vlastní domému
vlastní styl manuálu v designu značky
nízká nebo nulová cena
snadná správa obsahu
nízké nebo nulové riziko zániku

Služba, která tyto požadavky splňuje na 100 % – neexistuje.

Jediná komplexní služba, která se tomu blíží, je z mého pohledu Frontify. Značky jako Vodafone, Lufthansa, MAN, Facebook a další vědí, proč jí používají. Akorát teda v případě Frontify ignorujte požadavek nízké nebo nulové ceny.

Připravte si totiž roční rozpočet 76 000 Kč (viz jejich ceník). Pro ně běžná investice, pro řadu malých firem neakceptovatelný výdaj.

Vymyslel jsem proto vlastní rešení, které splňuje nulové měsíční náklady pro klienta.

Vyhrnul jsem rukávy a makal. Vzniknul Visualbook!

Potřeboval jsem vymyslet řešení. Řada mých kolegů designerů řeší stejný problém. Jak předat vizuální identitu tak, aby se používala jednoduše a pokud možno správně?

Tady je výsledek mého snažení – jmenuje se Visualbook. Jiní designeři mají své postupy, své nástroje, své hacky. Neříkám, že tohle je jediné možné, natož třeba nejlepší možné. Dává mi ale smysl, protože…

Grafický průvodce Visualbook bez měsíčních výdajů (live demo)

Visualbook je přístupný i z vaší vlastní domény

Co to znamená? To je právě ta klíčová věc, kterou služby poskytující management brand assetů dobře vědí. Pokud byste například pracovali v CoroVentu, tak svou adresu corovent.cz vyslovíte i o půlnoci, když na vás vyliju kýbl ledové vody. Znáte www adresu vaší firmy, že? A teď si představte, že Visualbook, kde máte vše potřebné ohledně vaší značky, nasadíte na logo.vaseznacka.cz, v případě CoroVentu tedy logo.corovent.cz

Takovou adresu si snadno zapamatuje každý a bude schopen ji i rychle nadiktovat po telefonu.

Když budete potřebovat cokoliv vizuálního (název, logo, písmo, barvy a další), tak jen pošlete tento odkaz a hotovo. Vyťukáte tuto adresu do 10 vteřin a pošlete příjemci. Nehledáte soubory u sebe na disku, nepřemýšlíte, zda-li používáte Frontify, BrandCloud nebo jinou službu, kam byste se přihlásili pro data. Máte svůj vlastní obsah přímo u nosu. Respektive u www adresy, kterou znáte jako své boty.

Visualbook nese vizuální styl dané značky

K čemu je manuál vizuálního stylu, když samotný styl použitých barev a písem uživatelského prostředí manuálu nekoresponduje s vaší značkou? Opět je to vlastnost, kterou najdete v ceníku řady služeb jako prémiovku. Za prémiovou cenu.

Podívejte se na tyto tři Visualbooky, které jsem vytvořil pro různé značky. Rozvržení je vždy jednotné, ale styl je vždy podle dané značky.

Zpětná vazba od těchto firem říká, že posílání Visualbooku je radost a že mají fajn reakce příjemců na svižnost a přehlednost tohoto online průvodce, který působí profesionálním dojmem.

Visualbook nemá provozní náklady. Tečka.

Visualbook je postaven na open-source frameworku Bootstrap, který je celosvětové používaný a má dobře zpracovanou dokumentaci. Edituje se přes intuitivní Bootstrap Studio, takže se designeři brzy dočkají šabony grafického manuálu, kterou budou moci používat pro své klienty a vytvářet tak online grafické manuály, aniž by museli umět pracovat s kódem.

Limit grafických manuálů, které lze z této šablony tvořit: neomezený.

Veřejné vs. privátní sekce Visualbooku

Visualbook dodává především ty vizuální pilíře značky, které chcete mít veřejné a dostupné pro ostatní. Například:

Názvy (co a jak píšeme a vyslovujeme)
Loga (varianty, formáty, soubory ke stažení)
Písma (hlavní, alternativní, zdroje a používání)
Barvy (definice hlavních, vedlejších barev, barevných palet)

Vše ostatní jako tiskoviny, digitální média, šablony, fotografie, dokumenty a smlouvy jsou již firemní dokumenty, které často nechceme mít veřejně přístupné, nebo nám to nedovolují autorská práva a licence.

V takovém případě lze na Visualbooku vytvořit privátní stránky, kde se dostanete pouze po zadání jména a hesla. Můžete si to vyzkoušet na Demu zde na kartě Interní dokumenty.

Riziko zániku Visualbooku je velmi nízké

Všechna data máte u sebe. Všechny soubory se načítají z vaší složky. Dokud jede váš web (a tedy i váš hosting), tak jede i váš Visualbook.

Vylepšování Visualbooku pokračuje

Vydal jsem se vlastní cestou, aby klient dostal funkční řešení a nestálo ho to žádné nekonečné paušální výdaje. Tohle řešení není pro každého. Pokrývá hlavně menší a střední firmy, kterým dokáže usnadnit práci se svými vizuálními prvky.

Cítím, že je pořád co zlepšovat. Přidávám postupně nové funkce, jako třeba nastavení písem, průvodce výběrem správného formátu loga, zkopírování HEX barvy na jeden klik a podobně.

Protože jedině tehdy, až bude vizuální průvodce značky nejen okamžitě dostupný, ale také lehce a příjemně použitelný, tak to bude dobrý průvodce.

Jakou zkušenost s grafickými manuály máte vy? Postavili jste si vlastní řešení? Používáte nějakou službu, která vám vyhovuje? Podělte se v komentářích.

Děkuji, že jste dočetli až sem.

Prevzaté z https://blog.jirichlebus.cz/2020/01/24/proc-ignorujeme-graficke-manualy/